Wybierz inny temat

Konfiguracja filtra poczty

Aby utworzyć nowy filtr dla przychodzących wiadomości e-mail proszę zalogować się do konta pocztowego w Active.office, następnie należy kliknąć ikonę niebieskiego koła zębatego z opisem Konfiguracja i dalej wybrać Poczta e-mail -> Filtr -> Nowe.

Ważne! Możliwość aktywacji filtru istnieje tylko w przypadku konta głównego, do którego nastąpiło zalogowanie. Nie ma natomiast możliwości skorzystania z tej opcji dla innych kont dodanych w Active.office.

W kolejnym kroku należy wypełnić szczegóły nowo tworzonego filtru w zależności od potrzeb:

  1. „Nazwa” - należy podać nazwę, jaką ma nosić filtr; będzie ona widoczna na liście filtrów.
  2. „Dla odpowiadającej wiadomości przychodzącej” - należy wskazać czy filtr będzie działał, jeśli zostaną spełnione wszystkie warunki, czy też jeśli będzie spełniony jakikolwiek z nich.

Następnie należy określić warunki, czyli kryteria, na podstawie których realizowana będzie wybrana czynność dla danej wiadomości. Korzystając z opcji „Dodaj warunek” można stworzyć dowolną liczbę oraz kombinację warunków spośród następujących:

  1. „Koperta Do” - warunek odnoszący się do tzw. adresu kopertowego nadawcy; adres ten dostępny jest w źródle wiadomości e-mail w polu "Return-Path" (UWAGA: adres kopertowy nadawcy może być inny niż adres widoczny w polu "Od:").
  2. „Wszystkie wiadomości”- oznacza, że reguła będzie brała pod uwagę wszystkie wiadomości dochodzące na skrzynkę.
  3. „Rozmiar (bajty)” - warunek, w którym należy określić rozmiar wiadomości oraz wskazać, czy dotyczyć będzie wiadomości większych czy mniejszych od zdeklarowanej wartości.
  4. „Nadawca/Od” - warunek, który odnosi się do nadawcy wiadomości , np. z domeny *.ru.
  5. „Jakikolwiek odbiorca”- warunek dotyczący dowolnych odbiorców wiadomości, także tych dostępnych w polach Do Wiadomości oraz Ukryte Do Wiadomości (CC, BCC).
  6. „Temat” - warunek, który odnosi się do zdefiniowanej treści pola „Temat”.
  7. „Lista adresowa” - warunek, w przypadku którego brany jest pod uwagę nagłówek listy mailingowej „List-id”.
  8. „Do”- warunek, dla którego należy określić odbiorcę wiadomości.
  9. „DW”- warunek, dla którego należy określić odbiorcę kopii wiadomości.
  10. „Nagłówek”- warunek odnoszący się do szczegółów zawartych w nagłówku wiadomości; w tym miejscu należy podać nazwę nagłówka oraz wartość mu odpowiadającą.
  11. „Zawartość”- warunek, dla którego określamy szczegóły zawarte w samej treści wiadomości, np. wyraz „viagra”.
  12. „Bieżąca data” - warunek określający datę wiadomości.

Podczas wyboru poszczególnych warunków należy także podać wartość, która będzie sprawdzana/wyszukiwana po uruchomieniu filtru. Wartość traktowana jest jako ciąg znaków i może być sprawdzana na podstawie następujących kryteriów dopasowania:

  1. „Odpowiada wyrażeniom regularnym” - oznacza, że warunek zostanie spełniony, jeśli w wiadomości pojawi się element spełniający zdefiniowane w tym miejscu wyrażenie regularne. Wyrażenia regularne tworzy się, aby wyodrębnić dowolny zakres znaków. Dzięki nim można tworzyć bardzo zaawansowane filtry.
    Przykład: jako wartość odpowiadająca polu „Temat” wpisany został protok(o|ó)ł. Warunek będzie spełniony w przypadku tematu „protokół” i „protokoł”. Nie będzie spełniony w przypadku tematu „protokol”.
  2. „Jest dokładnie”- oznacza, że warunek zostanie spełniony, jeśli w wiadomości pojawi się element dokładnie odpowiadający podanej w regule wartości.
    Przykład: jako wartość odpowiadająca polu „Temat” wpisany został „protokół”. Warunek będzie spełniony w przypadku tematu „protokół”. Nie będzie spełniony w przypadku tematu „protokół zbiorczy”.
  3. „Zawiera” - oznacza, że warunek zostanie spełniony, jeśli w wiadomości pojawi się element zawierający podaną w regule wartość.
    Przykład: jako wartość odpowiadająca polu „Temat” wpisany został „protokół”. Warunek będzie spełniony w przypadku tematu „protokół”. Będzie także spełniony w przypadku tematu „protokół zbiorczy”.
  4. „Pasuje (znaki wieloznaczne dozwolone)” - oznacza, że warunek zostanie spełniony, jeśli w wiadomości pojawi się element, który będzie identyczny względem podanej wartości. Dodatkowym atutem tego kryterium jest możliwość korzystania ze znaków wieloznacznych (tworzenia wyrażeń o charakterze wildcard), co oznacza, że dopasowanie będzie dotyczyło zdefiniowanej części znaków, a pozostałe znaki mogą być dowolne.
    Przykład: jako wartość odpowiadająca polu „Temat” wpisany został „protok*”. Warunek będzie spełniony w przypadku tematu „protokół zbiorczy”.

Po wybraniu odpowiednich warunków oraz uzupełnieniu wartości, korzystając z opcji „Dodaj czynność” należy wskazać działanie, które zostanie wykonane dla wiadomości spełniającej wskazane wcześniej warunki. Do wyboru udostępniamy następujące czynności:

  1. „Zatrzymaj” - opcja zatrzymuje działanie wcześniejszych warunków w filtrze (nie chodzi tutaj o zatrzymanie wiadomości).
  2. „Odrzuć” - opcja powoduje, że wiadomość nie jest przyjmowana na skrzynkę.
  3. „Przekieruj do” - opcja powoduje przesłanie wiadomości na inny (wskazany) adres mailowy.
  4. „Przenieś do folderu” - opcja powoduje przeniesienie wiadomości do wskazanego folderu.
  5. „Odrzuć z uzasadnieniem” - opcja powoduje, że wiadomość nie jest przyjmowana na skrzynkę, a nadawca otrzymuje uzasadnienie odrzucenia.
  6. „Oznacz wiadomość jako” - opcja powoduje oznaczenie wiadomości jako przeczytanej lub jej usunięcie.
  7. „Oznacz wiadomość flagą” - opcja powoduje oznaczenie wiadomości wybraną flagą.

Po skonfigurowaniu warunków jakie ma spełniać wiadomość oraz czynności, które zostaną wykonane po ich spełnieniu należy zapisać ustawienia.

W związku z tym, że kolejność filtrów ma znaczenie, o priorytecie decyduje pozycja na liście (im wyżej, tym filtr ma wyższy priorytet). Dodatkowo można zaznaczyć opcję „Używaj kolejnego, nawet jeśli wiadomość spełnia kryteria tego filtra” - ta opcja powoduje, że wiadomość zostanie przetworzona także pod kątem następnego filtra.

Po dodaniu filtru zalecamy przetestowanie jego działania, gdyż nieprawidłowa konfiguracja może prowadzić do uwzględniania przez niego zbyt wielu wiadomości. Bezpieczniej jest więc na początku użyć reguły, która przenosi niechciane wiadomości do osobnego katalogu, a nie od razu je odrzuca.

Ważne! Filtry skonfigurowane w Active.office działają również przy obsłudze adresu e-mail poprzez program pocztowy, np. Thunderbird, Outlook itp.

Czy artykuł rozwiązał problem?
Tak Nie